Checklist wedding planner : tous les points à vérifier

Checklist wedding planner : le guide pas à pas

Travailler avec un wedding planner implique de nombreuses étapes. Cette checklist exhaustive vous accompagne de la recherche initiale jusqu'aux derniers remerciements post-mariage.

Phase 1 : Réflexion initiale

Avant de chercher un WP

• Budget global mariage défini
• Budget wedding planner alloué
• Date (ou période) du mariage choisie
• Vision générale du mariage discutée en couple
• Style souhaité identifié
• Besoins clarifiés (complète, partielle, jour J)

Questions à se poser

• Avons-nous le temps d'organiser seuls ?
• Quel niveau de stress sommes-nous prêts à gérer ?
• Voulons-nous garder le contrôl'ou déléguer ?
• Notre budget permet-il un WP ?
• Y a-t-il des contraintes particulières ?

Phase 2 : Recherche de WP

Identifier des candidats

• Recherche Google locale effectuée
• Instagram/Pinterest explorés
• Recommandations entourage demandées
• Annuaires mariage consultés
• 3-5 WP présélectionnés

Pour chaque WP retenu

• Site web consulté
• Portfolio regardé
• Style évalué
• Avis en ligne lus
• Disponibilité demandée
• Premier contact pris

Phase 3 : Rendez-vous de sélection

Préparation du RDV

• Questions listées
• Budget prêt à communiquer
• Inspirations rassemblées
• Partenaire disponible
• Bloc-notes prêt

Pendant le RDV

• Feeling évalué
• Toutes questions posées
• Expérience vérifiée
• Méthode de travail comprise
• Tarifs clarifiés
• Formules expliquées
• Disponibilité confirmée
• Références demandées
• Notes prises

Questions posées

• Depuis quand exercez-vous ?
• Combien de mariages organisés ?
• Êtes-vous disponible à notre date ?
• Que comprend exactement votre tarif ?
• Y a-t-il des frais supplémentaires ?
• Comment travaillez-vous ?
• À quelle fréquence nous verrons-nous ?
• Serez-vous personnellement présent(e) jour J ?
• Quelle est votre politique d'annulation ?
• Puis-je contacter d'anciens clients ?

Après le RDV

• Impressions notées immédiatement
• Devis demandé si non fourni
• Comparaison avec autres WP
• Références contactées

Phase 4 : Sélection finale

Comparaison des WP

• Tableau comparatif créé
• Feeling noté
• Expérience comparée
• Style évalué
• Prix comparés (contenu équivalent)
• Références vérifiées

Vérifications finales

• SIRET vérifié
• Assurance RC Pro confirmée
• Avis en ligne relus
• Portfolio revu
• Decision à froid (48-72h)

Décision

• WP choisi
• Partenaire d'accord
• Budget validé
• Disponibilité reconfirmée

Phase 5 : Engagement

Avant signature

• Contrat reçu
• Contrat lu entièrement
• CGV lues
• Questions sur clauses posées
• Prestations détaillées vérifiées
• Prix total confirmé
• Frais annexes identifiés
• Échéancier paiement compris
• Conditions annulation notées
• Tout compris dans le contrat

Signature

• Contrat signé (2 exemplaires)
• Chaque page paraphée
• Date inscrite
• Un exemplaire récupéré
• Copie numérique faite
• Acompte versé
• Reçu obtenu

Lancement

• Premier RDV planifié
• Moyens de communication établis
• Attentes mutuelles clarifiées
• Calendrier général discuté

Phase 6 : Collaboration

Communication

• Interlocuteur principal identifié
• Canaux de communication définis
• Fréquence des points établie
• Réactivité convenue

Transmission d'informations

• Vision du mariage partagée
• Inspirations transmises
• Budget détaillé communiqué
• Contraintes exprimées
• Priorités clarifiées
• Goûts et dégoûts exprimés
• Personnes clés présentées

Documents partagés

• Liste invités transmise
• Contacts utiles donnés
• Inspirations visuelles partagées
• Budget accessible
• Planning partagé

Phase 7 : Suivi de l'organisation

Points réguliers

• Réunions planifiées respectées
• Avancement vérifié
• Budget suivi
• Décisions prises et validées
• Questions posées au fil de l'eau

Validation des étapes clés

• Lieu réservé et confirmé
• Traiteur choisi et sous contrat
• Prestataires principaux validés
• Décoration approuvée
• Planning jour J validé
• Menu dégusté et choisi
• Plan de table finalisé

Préparatifs

• Essayages accompagnés si prévu
• Dégustations organisées
• Visites prestataires faites
• Décoration validée
• Détails finalisés

Phase 8 : Dernière ligne droite

1 mois avant

• Tous les contrats signés
• Tous les acomptes versés
• Planning jour J finalisé
• Conducteur reçu et validé
• Contacts d'urgence partagés

2 semaines avant

• Confirmation finale de tous prestataires
• Nombres définitifs transmis (traiteur)
• Plan de table final validé
• Derniers paiements effectués
• Réunion finale avec WP

1 semaine avant

• Météo surveillée
• Plan B confirmé
• Kit jour J préparé
• Soldes versés
• Pourboires préparés
• Dernier point avec WP

Veille

• Contact final avec WP
• Dernières confirmations faites
• Documents transmis
• Téléphones chargés
• Nuit de repos !

Phase 9 : Jour J

Le matin

• WP arrivé sur site
• Installation supervisée
• Derniers ajustements faits
• Préparatifs mariés sereins

Pendant le mariage

• Téléphone éteint/mode avion
• Questions → WP
• Aucune gestion
• Profiter uniquement

Relation avec WP jour J

• Lui faire confiance
• Le/la soutenir
• Ne pas contredire devant prestataires
• Laisser gérer les imprévus

Phase 10 : Après le mariage

Immédiatement après

• Remercier le WP
• Pourboire si prévu
• Récupérer éléments si applicable
• Photo souvenir avec équipe

Dans les jours suivants

• Débriefing organisé
• Retour d'expérience partagé
• Facture finale reçue et vérifiée
• Solde réglé si reste

Dans les semaines suivantes

• Avis en ligne laissé
• Témoignage écrit si demandé
• Recommandation si satisfait
• Photos partagées au WP

Conservation

• Contrat archivé
• Documents conservés
• Photos du mariage
• Souvenirs de la collaboration

Récapitulatif des deadlines

M-12 à M-10

• Recherche WP
• Premier contact
• Rendez-vous de sélection

M-10 à M-8

• Choix final WP
• Signature contrat
• Lancement collaboration

M-8 à M-4

• Choix lieu
• Sélection prestataires
• Points réguliers

M-4 à M-2

• Finalisation détails
• Validations
• Préparatifs intensifs

M-2 à M-1

• Confirmations
• Derniers ajustements
• Planning jour J

Dernières semaines

• Réunion finale
• Dernières confirmations
• Préparation jour J

Notes personnelles

Notre WP

```

Nom : _______________________

Téléphone : _______________________

Email : _______________________

Contrat signé le : _______________________

Formule : _______________________

```

Échéancier paiement

```

Acompte : ______€ versé le ______

Paiement 2 : ______€ dû le ______

Solde : ______€ dû le ______

```

Rendez-vous planifiés

```

RDV 1 : ______________________

RDV 2 : ______________________

RDV 3 : ______________________

```

A lire aussi

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Conclusion

Cette checklist vous accompagne à chaque étape de votre collaboration avec un wedding planner. Imprimez-la, personnalisez-l'et cochez chaque case au fur et à mesure. Elle vous aidera à ne rien oublier et à vivre cette aventure sereinement. Le jour J, vous n'aurez qu'une case à cocher : PROFITER !